Projektowanie użytecznych dla klienta końcowego instrukcji obsługi lub montażu wymaga poznania specyfiki działalności klienta. Dodatkowo wymaga znajomości obowiązujących norm prawnych. To dzięki nim instrukcja będzie użytkowa i zgodna z prawem oraz normami. Na czym polega dyrektywa maszynowa 2006/42/WE, a na czym rozporządzenie 2023/1230? Czym są oznaczenia CE na wielu różnych produktach? Jakie normy prawne regulują powstawanie instrukcji obsługi? Co należy wiedzieć o ich projektowaniu, by były jak najbardziej użyteczne dla klientów?
Na czym polega dyrektywa maszynowa 2006/42/WE?
Wprowadzenie maszyny na rynek unijny to nie kwestia dobrej woli danego producenta ani wewnętrznych procedur danego zakładu. To prawny obowiązek każdego producenta. W związku z tym producent musi go spełnić. Głównie po to, by jego klienci mieli pewność, że korzystają z bezpiecznych produktów zgodnie z unijnym prawem. Tylko wtedy mogą być legalnie dopuszczone do obrotu. Klienci, którzy korzystają z instrukcji obsługi/montażu muszą mieć gwarancję, że dany producent spełnia rygorystyczne wymogi unijne. A jego produkty spełniają wszelkie procedury zgodności i bezpieczeństwa.
Natomiast aktualizacja dyrektywy maszynowej od dawna wymagała aktualizacji ze względu na zmiany prawne i dopasowanie do postępu technologicznego, czego się doczekała z korzyścią dla producentów i użytkowników różnego rodzaju urządzeń i maszyn.
Według PARP dostosowanie do nowych przepisów, niemal wszechobecnej automatyzacji produkcyjnej, coraz bardziej rozwijającej się robotyki i sztucznej inteligencji wymagało dostosowania zasad użytkowych maszyn i sprzętów do nowych przepisów prawnych.
Bezpieczeństwo maszyn w Unii Europejskiej regulują konkretne, wiążące akty prawne – a ich niespełnienie w ściśle określonym terminie blokuje producentowi możliwość legalnego wprowadzenia danego wyrobu do obrotu, niezależnie od jego jakości.
Podstawą prawną jest dyrektywa maszynowa 2006/42/WE, która obowiązywała w polskim prawie od 17 maja 2006 roku i która później była uzupełniana przez akty zależne od rodzaju danego urządzenia — m.in:
- dyrektywę niskonapięciową 2014/35/UE (dotyczący głównie bezpieczeństwa określonego znakiem CE w urządzeniach i maszynach elektrycznych)
- dyrektywę EMC 2014/30/UE
- dyrektywę ATEX 2014/34/UE dla urządzeń w atmosferach wybuchowych
- dyrektywę ciśnieniową 2014/68/UE.
Jedna maszyna producenta może więc podlegać jednocześnie kilku aktom prawnym. Natomiast producent musi wykazać zgodność bezpieczeństwa CE dla każdej z nich.
Ponadto obecna dyrektywa 2006/42/WE zostanie zastąpiona przez rozporządzenie 2023/1230, którego zasady wchodzą w życie z dniem 20 stycznia 2027 roku.
Jakie wymagania prawne musi spełnić producent maszyn i urządzeń w zakresie instrukcji obsługi i co zmieni się od 20 stycznia 2027 roku?
Od 20 stycznia 2027 roku po zmianach prawnych i wejściu w życie oficjalnego Rozporządzenia UE 2023/1230 firmy już nie będą walczyły z wymogami prawnymi. Wszystkie będą musiały dostosować do nich wszelką dokumentację projektową. Jakie są wymagania dyrektywy maszynowej?
1. Elektroniczne wersje instrukcji obsługi urządzeń i maszyn wchodzą w życie od 20 stycznia 2027 roku
Najważniejszą zmianą i sporym ułatwieniem dla producentów i użytkowników są elektroniczne instrukcje użytkowania sprzętów i maszyn, które muszą być dostępne w wersji cyfrowej przez 10 lat i muszą być udostępnione w formie do druku na indywidualne życzenie klienta. Ponadto zasady nowego rozporządzenia wyraźnie definiują, że każda instrukcja obsługi lub montażu musi precyzyjnie określać przydatną treść dla odbiorcy końcowego.
Na mocy prawnej starej dyrektywy obowiązywały wyłącznie wersje papierowe instrukcji, co było znaczącym ograniczeniem. Ta zmiana znacząco ułatwi codzienność nie tylko producentom, ale również klientom docelowym urządzeń i maszyn, którzy często korzystają z internetu w poszukiwaniu instrukcji użytkowych i coraz bardziej doceniają prostotę przekazu i użyteczność dokumentacji.
2. Uwzględnienie aspektów cyberbezpieczeństwa w dokumentacji technicznej / projektowej
Rozwój nowych technologii i cyberbezpieczeństwo wymagają od producentów dostosowania się nie tylko do aspektów prawnych, ale również do kwestii związanych z ochroną danych.
Według Rozporządzenia 2023/1230 wymogi cyberbezpieczeństwo wymagają, by producenci maszyn ułatwiali klientom zdalny dostęp do urządzeń. Dostosowanie do nowoczesnych technologii wymaga, by instrukcje obsługi tychże maszyn szczegółowo opisywały:
- zagrożenia wynikające z cyberbezpieczeństwa i sposoby walki z naruszeniami
- wskazówki dotyczące bezpiecznej konfiguracji urządzeń do sieci
- informacje jak radzić sobie w przypadku naruszeń bezpieczeństwa
- praktyczne wskazówki jak aktualizować zabezpieczenia, aby dostęp do urządzeń nie trafił do nieodpowiednich osób trzecich.
Szczegółowe zasady obejmuje Europejska Ustawa o Cyberodporności (CRA), która oficjalnie obowiązuje od 11 września 2026 r.
3. Obowiązek uwzględnienia oceny ryzyka uwzględniona w treści instrukcji
Nowe przepisy i Rozporządzenie 2023/1230 UE wymagają od producentów ujednolicenia treści w zakresie informacji dot. ryzyka dla potencjalnych klientów. Co to oznacza w praktyce? Producenci muszą informować możliwie jak najprecyzyjniej klientów o ocenie ryzyka w instrukcji obsługi/montażu. Pod względem formalnym w instrukcji obsługi należy uwzględnić dwie normy ISO 12100 i ISO 20607.
4. Konkretne powiązania z wersjami urządzeń i numerem maszyn w dokumentacji technicznej
Co jeszcze się zmieni? Nowe Rozporządzenie 2023/1230 UE nakłada na producentów maszyn obowiązek ujednolicenia treści w zakresie powiązania wersji danego urządzenia i jego numeru w oficjalnej dokumentacji technicznej. Należy to określić w taki sposób, by klient nie miał żadnych wątpliwości.
Jak zaprojektować dobrą instrukcję, która będzie użyteczna dla klienta i zgodna z normami prawnymi?
Czy wiesz, że dobrze zaprojektowana instrukcja obsługi lub montażu musi zwykle spełniać dwa główne warunki? Pierwszy z nich to wystarczająco dobre wyjaśnienie klientowi każdego etapu montażu. W ten sposób by mógł każdy z nich zrozumieć bez nerwów, wątpliwości i frustracji. Drugi warunek jest taki, aby dokumentacja techniczna była dostosowana do obowiązującego prawa, by producenci mieli pewność, że informacje zawarte w instrukcji obsługi lub montażu urządzeń, maszyn i produktów spełniają wymogi prawne i wymogi bezpieczeństwa i są przydatne dla klientów.
Dobra instrukcja obsługi lub montażu powinna być więc zgodna z prawem i użyteczna oraz zrozumiała i czytelna dla klienta końcowego. Jeśli dany producent nie spełni wymogów Unii Europejskiej w zakresie stworzenia zgodnej z prawem i użytecznej dla klienta instrukcji obsługi dla danej maszyny bądź urządzenia to nie będzie mógł z niej korzystać, bo nie spełni ona aktualnych wymogów prawnych i kwestii bezpieczeństwa.
Ponadto warto mieć na uwadze, że dyrektywa maszynowa 2006/42/WE/ będzie zastąpiona rozporządzeniem 2023/1230, które oficjalnie wchodzi w życie od 20 stycznia 2027 roku. Wszelka dokumentacja techniczne i instrukcje obsługi, które będą źle zaprojektowane i nieużyteczne dla klientów narażają producentów, importerów i dystrybutorów maszyn i urządzeń na kosztowne konsekwencje prawne oraz według prawa konsumenckiego mogą być podstawą do składania reklamacji.
Czym jest międzynarodowa norma IEC/IEEE 82079-1?
Międzynarodowa norma IEC/IEEE 82079-1 określa zasady ogólne zasady projektowe, które muszą się znaleźć w każdej instrukcji obsługi i montażu dla różnych grup produktów i być zaprojektowane w taki sposób, by użytkownik końcowy nie miał żadnych wątpliwości odnośnie tego, jak użytkować dany produkt lub sprzęt.
Jakie użyteczne informacje powinny zawierać instrukcje obsługi maszyn i urządzeń dostosowane do wymogów prawnych?
Przede wszystkim w każdej instrukcji powinny znaleźć się następujące informacje:
- dane o producencie, dystrybutorze lub importerze danego produktu
- pełne dane identyfikacyjne dla danej maszyny, sprzętu lub narzędzia
- zasady zdrowia i bezpieczeństwa dotyczące uruchomienia i użytkowania sprzętu zgodnie z zaleceniami producenta i dostosowane do wymogów prawnych UE i zgodnością CE
- szczegółowo opisaną instrukcję montażu urządzenia lub maszyny i sposoby postępowania w zakresie uruchomienia i późniejszego użytkowania, zasady bezpieczeństwa, a także konserwacji, wykonywanych napraw czy w sytuacjach awaryjnych.
Firmy, które mają starą dokumentację techniczną – muszą wykonać rzetelny audyt i dostosować się do aktualnych zmian prawnych w taki sposób, by nowe instrukcje obsługi nie pozostawiały żadnych wątpliwości w zakresie bezpieczeństwa i użyteczności informacyjnej klientom.
Podsumowanie – indywidualny projekt instrukcji – większa satysfakcja klienta, zgodność z normami prawnymi i realna korzyść dla Twojej firmy
Zależy Ci na tym, by zmniejszyć częstotliwość uporczywych zgłoszeń klientów do BOK i uwolnić bezcenny czas Twoim pracownikom w firmie? Chcesz skutecznie ograniczyć ilość dziennych telefonów i odciążyć swoje biuro obsługi klienta od długich telefonów i konieczności odpowiadania na pytania klientów?
To wszystko ułatwi Ci dobrze zaprojektowana instrukcja obsługi i montażu, dzięki której Twój klient zrozumie każdy etap montażu i nie będzie miał wątpliwości na etapie montażu.
Zleć indywidualny projekt użytecznej instrukcji dla swoich klientów, by mogli łatwo i bez zbędnych domysłów zrozumieć każdy etap montażu.
Natomiast gdy Twoi klienci utkną na trudnym etapie montażu i będą mieli jakiekolwiek pytania lub wątpliwości jak złożyć poszczególne elementy – to będą mogli skorzystać z instrukcji montażu w formie hybrydowej. Jak to działa? Twoi klienci skanując kod QR uzyskają dostęp do interaktywnej instrukcji w formie animacji, która wyjaśni im każdy z etapów montażu, nie pozostawiając miejsca na domysły i wątpliwości.
Chcesz mieć pewność, że Twoja instrukcja obsługi lub montażu jest dobrze zaprojektowana i zgodna z aktualnymi wymogami prawnymi?
Zleć indywidualny projekt instrukcji w Assemblo! Przekonaj się, jak wiele korzyści zyska klient Twojej firmy z czytelnej instrukcji montażu / obsługi dołączonej do produktu.